Одговорниот пристап и систематското управување со документите овозможува нивна достапност и интегритет за долгорочна и трајна употреба

Одговорниот пристап и систематското управување со документите овозможува  нивнадостапност и интегритет за долгорочна и трајна употреба! – ова беше причината што триесет и шест претставници на граѓанските органиции беа обучени за административно работење на 21.10.2025 година во Граѓанскиот ресурсен центар (ГРЦ) во Скопје.

На оваа работилница учесниците го зголемија своето знаење за тоа што опфаќа канцелариското и архивското работење и подетално се запознаа со некои од основните поими во канцелариското и архивското работење: архивски материјал, документарен материјал, документ/запис, имател на јавен и приватен архивски и документарен материјал, разлика меѓу канцелариското и архивското работење и др.

Понатаму учесниците научија како се распоредуваат и вреднуваат документите согласно Планот на архивски знаци, Листата на Архивски материјал и Листа на документарен материјал со рокови на чување дадени во Упатството за начинот и техниката за постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење.

Покрај теоретско знаење, учесниците имаа и практични вежби за тоа како се води Деловодник- основната книга за евиденција на сите примени и сопствени документи/записи: начин на запишување на податоците во деловодникот, пренос на основен број, резервација на потребни места, попис на документи/записи, поврзување на актите и сл., како и начинот на употреба на печат, приемен и роковен штембил.

Во последната сесија на работилницата која беше посветена на архивското работење, учесниците стекнаа знаење за начинот на одбирање на архивскиот од документарниот материјал, Попис и опис на архивскиот материјал, како и Попис на документарниот материјал за уништување.

По завршување на работилницата учесниците го изразија своето задоволство од темите кои беа опфатени на истата.

“Обуката за административно работење беше исклучително корисна и преку опфаќање на важни концепти поврзани со канцелариското и архивското работење, ми овозможи да го обновам своето знаење, но и да разјаснам одредени дилеми кои ги имав во пракса„ рече Даниела Антоновска од Здружението за еднакви можности, поддршка и унапредување на статусот на жените и младите ЕКВАЛИТИКО Скопје. “Особено сум задоволна од начинот на кој обучувачката ја водеше обуката –одлична, јасна и конкретна, со детални објаснувања на секое поставено прашање. Ми се допадна што обуката беше интерактивна и што имаше многу практични примери, преку кои полесно се поврза теоријата со практичната работа“, додаде таа.

Темите беа релевантни, а практичните вежби корисни и за Борче Божинов од Здружението СТАР-СТАР од Скопје: “Во ера на брзи трансформации, каде новите практики и регулативи диктираат нови стандарди, оваа обука значително ги продлабочи основите на моето познавање од областа на канцелариското и архивско работење и ми овозможи да бидам подготвен за современите предизвици. Практичните примери и деталните објаснувања во врска со планирањето и вреднувањето на документите, беа клучни во унапредувањето на моето знаење. Ваквите обуки имаат незаменлива улога во јакнењето на капацитетите на граѓанското организации и во градењето на ефикасно, транспарентно и одговорно граѓанско општество. Од ГРЦ заминав со сознанието дека хартијата која ја создаваме како документ добива посилна вредност ако ја чуваме со одговорност и систематски пристап.“ рече тој.

Интересот за јакнење на капацитетите од оваа област граѓанските организации го пријавуваа на јавен повик, а на учесниците им беше посочено пред обуката да ги проследат законските и подзаконските акти од оваа област:

Закон за архивски материјал и архивска дејност

Уредба за канцелариско и архивско работење

Упатство за начинот и техниката за постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење

како и сите други законски и подзаконски акти кои се релевантни за документацијата која што ја поседува имателот.

На работилницата особен нагласок беше ставен на значењето на редовното следење на сите измени во законските и позаконските акти поврзани со оваа тема.

По работилницата, со сите заинтересирани граѓански организации ќе се спроведат и менторски активности на оваа тема.

Работилницата беше организирана во рамки на проектот „ЕУ поддршка на Граѓанскиот ресурсен центар – фаза 2“, финансиран од Европската Унија, а спроведуван од Националната фондација за развој на граѓанско општество Граѓански ресурсен центар, Македонскиот центар за меѓународна соработка (МЦМС), Медиа плус, Штип и Асоцијација за демократски иницијативи – АДИ, Гостивар.